Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

  1. Übersicht Ihrer Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  2. Existierende Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit hochladen
  3. Inhalte Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  4. Allgemeiner Teil der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  5. Darstellung der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  6. Vertragspartner der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  7. Vertragsinhalte der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  8. Anhang: Prozessschritte und Verantwortliche der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  9. Feedback der Vertragspartner der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  10. Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit abschließen
  11. Feedback von Vertragspartnern der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit einholen
  12. Unterzeichnen der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  13. Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  14. Verknüpfungen der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit mit anderen Dokumenten

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit (GV) können mit dem Vertragseditor individuell gestaltet und von allen Vertragspartnern unterzeichnet werden. Über einen Online-Feedback-Prozess können Sie darüber hinaus die Korrespondenz zum Inhalt des Vertrags online abwickeln und sparen so wertvolle Ressourcen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Übersicht Ihrer Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Ohne einen bestimmten Vertrag aufrufen zu müssen, sehen Sie auf der Übersichtsseite zu Ihren Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit den Status, die Bezeichnung, das zugeordnete Unternehmen oder die Behörde sowie den Vertragspartner und dem Dokument zugeordnete Tags.

Existierende Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco | datenschutz und informationssicherheit hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht den Button Neu und wählen dann Datei hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr bearbeiten. Sie können die Datei aber natürlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Nachdem Sie einen Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit über diesen Weg hochgeladen haben, können Sie durch Klick auf den Button Als unterzeichnet markieren, den Status des Vertrags zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit auf Unterzeichnet stellen und in diesem Zuge wird auch eine Revision für Sie erstellt.

Aktuelle Liste der akzeptierten Dateiformate für den Upload

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit besteht keine Beschränkung der Dateiformate für den Upload.

Inhalte Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Zur Unterschrift vorliegend (gelb)
  • Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument erstellt aber noch nicht bearbeitet haben.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht final abgeschlossen ist. Es fand noch keine Interaktion mit den Vertragspartnern statt.

Sobald Sie den Vertrag selbst unterzeichnet und Ihren Vertragspartnern zum Unterzeichnen zugesandt haben, ändert sich der Status automatisch in Zur Unterschrift vorliegend. Sie können diesen Status nicht manuell vergeben.

Wurde der Vertrag von allen Vertragspartnern unterzeichnet, wechselt der Status automatisch in Unterzeichnet. Auch diesen Status können Sie nicht manuell zuordnen.

Die Gemeinsame Verantwortlichkeit ist abgeschlossen oder der Vertrag nicht mehr relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Darstellung der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Vergeben Sie hier eine präferierte Dokumenten-ID und legen Sie fest, ob Ihr Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit Kapitelnummerierungen aufweisen soll. Sie können zwischen keine Nummerierung und _Standard (I. 1. a.) entscheiden.

Vertragspartner der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Geben Sie hier Ihre Vertragspartner ein oder laden Sie diese aus den Kontakten. Klicken Sie auf das Neu Icon, um einen Vertragspartner hinzuzufügen. Die Reihenfolge der Vertragspartner können Sie per Drag-and-Drop mit dem Verschieben Icon ändern.

Um eine automatische Verknüpfung mit dem in den Verarbeitungstätigkeiten angegebenen Datenempfänger herzustellen, achten Sie bitte auf die Verwendung derselben Inhalte in den Feldern für Name des Unternehmens / der Behörde, Vorname und Nachname.

Geben Sie folgende Informationen zu jedem Ihrer Vertragspartner ein:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Position
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail für Dokumentenzusendung

Die E-Mail für Dokumentenzusendung wird auch für den Feedback- und den Unterschriften-Prozess verwendet.

Vertragsinhalte der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Die Vertragsinhalte können Sie völlig frei gestalten. Verwenden Sie dazu den Vertragseditor. Klicken Sie auf das Neu Icon, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Jeder Abschnitt kann dabei entweder ein Freitext, Textbaustein oder Daten aus den Stammdaten beinhalten. Jeder Abschnitt stellt eine Überschrift im Dokument dar.

Sie können beliebig viele Abschnitte einfügen und diese über das Verschieben Icon, links neben dem Abschnitt, auch in Bezug auf die Reihenfolge und Hierarchie beliebig anordnen.

Anhang: Prozessschritte und Verantwortliche der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Die Dokumentation der Verteilung der Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Schritte einer gemeinsam verantworteten Datenverarbeitungstätigkeit ist in preeco in einen ausführlichen Anhang ausgelagert. Diese Informationen können Sie auch automatisiert in eine Informationspflicht übernehmen.

Klicken Sie auf das Neu Icon, um einen Prozessschritt hinzuzufügen und geben Sie die folgenden Daten ein:

  • Name des Prozessschrittes
  • Beschreibung des Prozessschrittes
  • Betroffene Personen
  • Datenkategorien
  • Rechtsgrundlage zur Durchführung der Verarbeitung
  • Verantwortliche Partei (diese stehen erst zur Auswahl, wenn Sie den Vertrag bereits einmal gespeichert haben)
  • Primärer Ansprechpartner für den Datenschutz für diesen Prozessschritt

Die hier eingetragenen Informationen werden als tabellarischer Anhang in Ihren Vertrag integriert.

Feedback der Vertragspartner der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

In diesem Abschnitt sehen Sie die von den Vertragspartnern über die Funktion Feedback von Vertragspartnern einholen eingetragenen Rückmeldungen zu Ihrem Vertrag.

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit abschließen

preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit unterstützt papierlose Prozesse für das Einholen von Feedback zu den Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit und auch deren Unterzeichnung.

Feedback von Vertragspartnern der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit einholen

Haben Sie einen ersten Entwurf Ihres Vertrags fertig, können Sie sich über den von preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit angebotenen Online-Prozess Feedback von Ihren Vertragspartnern einholen.

Starten Sie den Feedback-Prozess aus der Lese-Ansicht des Vertrags heraus, indem Sie im 3-Punkte-Menü die Option Feedback von Vertragspartnern einholen aufrufen. Im erscheinenden Fenster können Sie auswählen, welchem der Vertragspartner der Vertrag zum Feedback zugesandt werden soll. Beachten Sie bitte, dass Vertragspartner ohne eingetragene E-Mail-Adresse nicht gewählt werden können.

Geben Sie eine optionale Nachricht für die Empfänger ein und klicken Sie auf Feedback-Anfrage senden, um die ausgewählten Vertragspartner zu informieren.

Die Vertragspartner erhalten daraufhin einen Einmal-Link zu einem Online-Formular, welches den Vertragsentwurf zeigt und ebenso die Möglichkeit bietet, einen Freitext einzugeben. Über eingehendes Feedback zu Ihrem Vertrag werden Sie per E-Mail informiert. Die eingetragenen Nachrichten Ihrer Vertragspartner finden Sie gesammelt im Abschnitt Feedback der Vertragspartner in der Lese-Ansicht des Vertrags.

Diesen Prozess können Sie natürlich beliebig oft wiederholen.

Unterzeichnen der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit können Sie mit preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit online unterzeichnen. Dazu klicken Sie in der Lese-Ansicht des Vertrags auf den Button Unterzeichnen.

Im sich nun öffnenden Fenster zur Unterzeichnung können Sie die Art der Unterzeichnung wählen, diese kann durch Sie selbst erfolgen oder durch eine zeichnungsberechtigte Person angefordert werden.

Selbst unterschreiben

Haben Sie sich dazu entschieden die Unterschrift selbst zu setzen, gelangen Sie durch Weiter in ein neues Dialogfenster. Hier können Sie eine Nachricht für die Vertragspartner eintragen. Diese Nachricht wird den Vertragspartnern zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt. Außerdem geben Sie Ihren Ort, Ihren Namen und Ihre Position ein. Die Unterschrift können Sie entweder direkt mit der Maus durch Klicken und Ziehen durchführen oder Sie verwenden Ihre eingescannte Unterschrift als PNG-Bild über Bild hochladen.

Unterschrift von zeichnungsberechtigter Person anfordern

Haben Sie sich dazu entschieden die Unterschrift durch eine zeichnungsberechtigte Person zu setzen, gelangen Sie durch Weiter in ein neues Dialogfenster. Tragen Sie nun die E-Mail-Adresse der zeichnungsberechtigten Person ein und übermitteln Sie ihr den Unterschriftenprozess mit einem Einmal-Link per E-Mail. Zudem können Sie eine optionale Nachricht für den Empfänger anhängen und anschließend durch Versenden den Prozess einleiten. Die Zeichnungsberechtigte Person muss ebenfalls Angaben zu Ort, ihrem Namen und der Position machen. Die Unterschrift kann direkt per Maus durch Klicken und Ziehen erfolgen, oder in Form eines PNG-Bilds hochgeladen werden. Sobald die zeichnungsberechtigte Person den Vertrag unterzeichnet hat, wird die Unterschrift auf dem GV-Vertrag hinterlegt.

Unterschrift vom Vertragspartner

Nachdem Sie Unterzeichnen und zum Vertragspartner senden betätigen oder die zeichnungsberechtigte Person ihre Unterschrift gesetzt hat, erhält Ihr Vertragspartner im Anschluss einen Einmal-Link zur Ansicht und Unterzeichnung des Vertrages. Der Vertrag wechselt nach dem Absenden der Unterschrift durch Sie oder der zeichnungsberechtigten Person in den Status Zur Unterschrift vorliegend und nach Unterzeichnung durch den Vertragspartner in den Status Unterzeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wird auch eine Revision des Vertrages erstellt und in der Seitenleiste für Sie zur Verfügung gestellt. Sollten Sie kein Feedback durch den Vertragspartner erhalten oder um erneute Zusendung gebeten werden, können Sie über das 3-Punkte-Menü durch Unterschrift erneut anfordern den Einmal-Link per E-Mail erneut an den Vertragspartner senden.

Vertrag offline unterzeichnen

Sollten Sie einen Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit in preeco erstellt haben, aber die Unterzeichnung offline auf Papier erfolgen, können Sie den Vertrag nun über das 3-Punkte-Menü "Als unterzeichnet markieren". Nachdem Sie Als unterzeichnet markieren betätigen, können Sie den Vertrag als PDF-Datei hochladen und auswählen, ob Sie den Vertrag als E-Mail an Ihre Vertragspartner übersenden möchten. Optional können Sie eine Nachricht an Ihre Vertragspartner anhängen und durch als unterzeichnet makieren den Prozess abschließen. Der Vertrag erhält anschließend den Status Unterzeichnet.

Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Eine Revision wird immer dann erstellt, wenn ein Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit. Hat Ihr Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht, ist eine Bearbeitung der Inhalte nicht mehr möglich. So wird der Vertrag in der unterzeichneten Version final abgespeichert und es kommt nicht zu Missverständnissen aufgrund verschiedener Versionen.

Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Verknüpfungen der Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit mit anderen Dokumenten

In der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten sehen Sie für dort angegebene Empfänger von persönlichen Informationen je einen Punkt in der Spalte Verträge. Für Empfänger, die Sie als gemeinsame Verantwortliche gekennzeichnet haben, überprüft preeco nun automatisch, ob ein Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit mit dem Vertragspartner vorhanden ist und zeigt entsprechend den Punkt in der Farbe des Vertragsstatus an. Achten Sie darauf, dass die Felder Unternehmen / Behörde, Name und Vorname in den Daten des Vertragspartners und den Daten des Datenempfängers gleich sind.

Die im Rahmen des Vertrags zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit definierten Prozesse und Zuständigkeiten können, genau wie die Daten zum Vertragspartner selbst, auf Wunsch automatisiert in ein Dokument zur Erfüllung der Informationspflicht übernommen werden.

Die Inhalte dieser Seite und der beschriebenen Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.
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