Benutzer

  1. Übersicht über Benutzer
  2. Neuen Benutzer erstellen
  3. Informationen zu den Benutzern
  4. Aktivitäten eines Benutzers einsehen
  5. Benutzer bearbeiten oder löschen

preeco | datenschutz und informationssicherheit ermöglicht es Ihnen, in allen Paketen beliebig viele Benutzer zur Mitarbeit in das System einzuladen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht über Benutzer

Hier sehen Sie alle Benutzer, welche Zugriff auf Inhalte des aktuellen Pakets haben. Mit preeco | datenschutz und informationssicherheit haben Sie keine Zusatzkosten für zusätzliche Benutzer. Ihnen stehen unbeschränkt viele Benutzer in jedem bezahlten Paket zur Verfügung.

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen tabellarisch aufgeschlüsselt ein:

  • Status
  • Name
  • E-Mail
  • Benutzergruppe
  • Zugehörigkeit

Status

Der Status des Benutzers wird bis zur Bestätigung der Einladung gelb angezeigt. Sobald der Benutzer seine Einladung annimmt, wird der Status auf grün gesetzt.

Vor-, Nachname Benutzer:in ändern

Benutzer:innen können Ihren Vor- und Nachname nur selbst abändern.
In die Bearbeitung steigen Sie über Mein-Profil > Einstellungen > Kontakt ein. Durch betätigen des Bearbeiten Button kann die Änderung vorgenommen werden.

Neuen Benutzer erstellen

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie rechts oben auf den Button Neuer Benutzer. Sie gelangen anschließend in die Bearbeiten-Ansicht. Hier steht Ihnen ein Formular zur Verfügung, über das Sie die Informationen zu Ihrem Benutzer eintragen.

Sie beenden den Prozess, indem Sie auf den Button Einladung versenden (oben rechts) klicken. Der neue Benutzer erhält nun per E-Mail eine Einladung. Akzeptiert er diese, kann er sich mit seiner E-Mail-Adresse bei preeco | datenschutz und informationssicherheit einloggen. Die E-Mail-Adresse ist mit dem Benutzer verknüpft und kann anschließend nicht mehr geändert werden.

Einladung erneut versenden

Sollte der neue Benutzer die per E-Mail erhaltene Einladung noch nicht akzeptiert haben, wird in der Übersicht der Erneut versenden Button angezeigt. Durch Betätigen können Sie dem neuen Benutzer die Einladung erneut zukommen lasse. Sobald der Benutzer seine Einladung annimmt, verschwindet der Erneut versenden Button aus der Übersicht.

Fehler Einladung versenden

Sollte beim Aufrufen der Links aus der Einladungsmail an neue Benutzer eine Fehlermeldung vorkommen, dann ist vermutlich im Browser noch ein Login in preeco | datenschutz und informationssicherheit im Hintergrund aktiv.
Hier hilft ein vollständiges Löschen des Browser-Caches.

Google Chrome © Browser

  • 3-Punkte Menü
  • Weitere Tools
  • Browserdaten löschen…
  • Zeitraum wählen
  • Haken setzen
  • Daten löschen

Mozilla Firefox © Browser

  • 3-Punkte Menü
  • Einstellungen
  • Datenschutz & Datensicherheit
  • Cookies und Website-Daten
  • Daten entfernen

Informationen zu den Benutzern

In dem Formular machen Sie Angaben zu verschiedenen Punkten.

Allgemin

Unter Allgemein tragen Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, mit der sich der Benutzer in preeco | datenschutz und informationssicherheit registrieren soll. Über diese erhält er eine Einladungs-Mail. Die Adresse kann anschließend nicht mehr geändert werden.

Wählen Sie zudem die Sprache aus, in der der Nutzer preeco verwenden kann.

Benutzergruppe

Die Zuordnung des Benutzers zu einer Benutzergruppe ist ein Pflichtfeld. Sie wählen die zutreffende Option mithilfe einer Liste aus Ihren angelegten Benutzergruppen aus.

Diese Gruppe dient dazu, den neuen Nutzer im Rahmen des Rollen- und Rechtesystems einzuordnen. Legen Sie eine entsprechende Benutzergruppe an.

Zwei-Faktor-Authentisierung

Möchten Sie, dass Ihre Benutzer auf die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentisierung hingewiesen werden, so aktivierne Sie Hinweis zur Zwei-Faktor-Authentisierung. Ist das Häkchen gesetzt, erhält der Benutzer bei jedem Login ein Hinweisfenster, dass Ihn darauf hinweist, dass der Administrator die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentisierung empfiehlt.

Die Checkbox Zwei-Faktor-Authentisierung zeigt Ihnen an, ob der Benutzer die Funktionalität aktuell aktiviert oder deaktiviert hat.

Zugehörigkeit

Welche Zugriffsrechte ein Benutzer auf das System hat, hängt von der angegebenen Zugehörigkeit zu Unternehmen und Abteilungen und von den Rechten der vergebenen Benutzergruppe ab. Nehmen Sie Einstellungen zur Zugehörigkeit vor, indem Sie die Checkbox neben dem/den entsprechenden Unternehmen und Abteilungen/Ämtern aktivieren (Mehrfachauswahl ist möglich).

Die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen / einer Behörde schränkt einen Benutzer nur dann ein, wenn die zuvor gewählte Benutzergruppe auch Einschränkungen für eine Funktion in preeco | datenschutz und informationssicherheit festlegt. Wenn keine Einschränkungen in der Benutzergruppe festgelegt wurden, dann unterliegt ein Benutzer keiner Einschränkung, auch wenn Sie hier eine Zugehörigkeit festlegen.

preeco Support

Im Abschnitt preeco Support können Sie den Support Chat für einen Benutzer aktivieren oder deaktivieren. Haben Sie dem Benutzer die Support Chatfunktion aktiviert, kann dieser sich nun direkt in der Applikation oder auch über preeco.de mit dem Support in Verbindung setzen.

Benutzer mehreren Benutzergruppen zuordnen

Ein Benutzer wird in preeco | datenschutz und informationssicherheit immer zu genau einer Benutzergruppe zugewiesen, um klare Strukturen zu schaffen. Eine Zuordnung zu mehr als einer Benutzergruppe ist nicht möglich.

Innerhalb einer Benutzergruppe können Sie entsprechende Berechtigungsstufen definieren, sowie die Ausübung dieser Berechtigungen auf die Zugehörigkeit eines Unternehmens / Behörde und weitergehend auf eine Abteilung / ein Amt einschränken.

Zugehörigkeiten vererben in hierarchischen Organisationsstrukturen

Sie haben Ihren Benutzer einem Unternehmen und einer Abteilung zugeordnet (oder mehreren). Sollten Sie nun ein neues Unternehmen anlegen und dieses als Tochterunternehmen einer bereits angelegten Muttergesellschaft definieren, können Sie in diesem Schritt auch Zugehörigkeiten übertragen. Ist Ihr Benutzer bislang der Muttergesellschaft zugehörig, erhält er dadurch auch die Zugehörigkeit zu dem Tochterunternehmen. Die Rollen und Rechte gelten für beide Unternehmen.

Aktivitäten eines Benutzers einsehen

Rufen Sie einen Benutzer aus der Übersicht auf, um die Details zu diesem einzusehen. Sie erhalten zusätzliche Informationen zum preeco Support, der für diesen Nutzer bereitsteht. Darüber hinaus sehen Sie eine Liste aller Aktivitäten ein, die von diesem Benutzer ausgeführt wurden. Sie können diese anhand des Datums sortieren.

Benutzer bearbeiten oder löschen

Um die Details zu einem Benutzer zu bearbeiten klicken Sie in der Übersicht den entsprechenden Namen an. Nun befinden Sie sich in der Lese-Ansicht. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten Button, um Details zu editieren. Die E-Mail, sowie Name und Vorname können Sie nicht bearbeiten. Dies kann nur der Benutzer selbst über sein Profil.

Um den Benutzer zu löschen, klicken Sie im 3-Punkte-Menü auf Löschen. Legen Sie einen Nachfolger fest. Alle dem Vorgänger zugewiesenen Aktionen in preeco | datenschutz und informationssicherheit werden auf den Nachfolger übertragen. Der Nachfolger muss zuvor angelegt und zur Mitarbeit eingeladen worden sein. Mit Klick auf Durchführen schließen Sie die Löschung des Benutzers ab.

Änderung der E-Mail-Adresse

Die E-Mail Adresse eines Benutzers in preeco | datenschutz und informationssicherheit kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Sollte sich die E-Mail-Adresse eines Benutzers ändern, gehen Sie wie folgt vor.

Legen Sie einen neuen Benutzer mit der neuen E-Mail-Adresse in preeco | datenschutz und informationssicherheit an.
Im Anschluss führen Sie die Löschung des alten Benutzers wie oben beschrieben durch. Hierbei werden Sie aufgefordert einen Nachfolger festzulegen, wählen Sie nun den soeben neu angelegten Benutzer mit der neuen E-Mail-Adresse als Nachfolger aus.

Beachten Sie, dass der Benutzer im Rahmen dieses Vorgehens erneut eingeladen wird. Im Prozess der Neuanmeldung muss der Name sowie das Passwort erneut hinterlegt werden.

Benutzer löschen

Benutzer können in preeco | datenschutz und informationssicherheit mehreren Paketen zugeordnet sein. Aus diesem Grund bleibt ein Benutzer auch nach dem Löschen aus einem Paket im Hintergrund aktiv.

Sofern ein Benutzer aus allen Paketen in preeco | datenschutz und informationssicherheit gelöscht wurde, erfolgt nach 30 Tagen eine automatische Löschung aus dem System.
Eine sofortige Löschung des Accounts kann nur durch den Benutzer selbst erfolgen. Gehen Sie hierzu über das Benutzer-Menü in die Einstellungen. In der Bearbeiten-Ansicht finden Sie in der Menü-Leiste Benutzer löschen. Lesen Sie vor dem Löschen den Hinweis zur Löschung eines Benutzers. Die Löschung ist unumkehrbar.

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