Benutzergruppe

  1. Übersicht
  2. Neue Benutzergruppe erstellen
  3. Benutzergruppe duplizieren
  4. Benutzergruppe bearbeiten
  5. Berechtigungen und Zugriffe

Legen Sie hier die Rechte der verschiedenen Gruppen fest, welche Sie in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit abbilden möchten.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Übersicht

Sie gelangen zunächst in eine Übersicht, in der Sie die folgenden Informationen zu Ihren Benutzergruppen tabellarisch ablesen können:

  • Bezeichnung
  • Anzahl der zugehörigen Benutzer

Achten Sie auf eine korrekte Konfiguration!

Die Einstellungen in diesem Bereich haben Auswirkungen auf den Zugriff und die Bedienoberfläche. Die Oberfläche reduziert sich in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit auf die Funktionen, auf die ein Benutzer Zugriff hat. Dementsprechend werden dem Benutzer auch nur jene Dokumente angezeigt, die er nur mindestens lesen darf.

Nehmen Sie Änderungen bitte mit Vorsicht vor und kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zur Vergabe von Rechten haben.

Achten Sie in jedem Fall auf die Einstellung für die Einschränkung einer Benutzergruppe auf Unternehmen oder Abteilungen. Nicht eingeschränkte Benutzer sehen alle Unternehmen eines Paketes.

Neue Benutzergruppe erstellen

Für jede Benutzergruppe können Sie einstellen, welche Funktionen ein Benutzer dieser Gruppe sehen darf. Beim Erteilen von Zugriff auf eine Funktion können Sie neben den Standardrechten auch Spezialrechte vergeben und jedes Recht darüber hinaus noch auf bestimmte Unternehmen oder sogar Abteilungen einschränken.

Klicken Sie auf den Button Neue Benutzergruppe, um eine neue Benutzergruppe anzulegen.

Benutzergruppe duplizieren

Sie können eine Benutzergruppe auch duplizieren und anschließend bearbeiten.

Wählen Sie eine gespeicherte Benutzergruppe aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren.

Wählen Sie Duplizieren aus, um die Gruppe automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt.

Benutzergruppe bearbeiten

Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht der Benutzergruppe, können Sie über ein Formular Angaben zu verschiedenen Punkten eintragen. Sie können zwischen diesen wechseln, indem Sie das Inhaltsverzeichnis am linken Rand nutzen. Hier sind die Abschnitte aufgezeigt. Klicken Sie auf den entsprechenden Inhaltspunkt, um an eine bestimmte Stelle des Formulars zu springen.

Allgemein

Geben Sie zunächst eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein.

Administrator

Entscheiden Sie als zweiten Schritt, ob die Benutzergruppe administrative Rechte erhält. Aktivieren Sie die Checkbox neben Ja, Alle Rechte einschließlich Benutzerverwaltung. Anschließend stehen Ihnen keine weiteren Optionen zur Verfügung. Die Rollen und Rechte entsprechen denen eines Administrators.

Rechte zu Funktionen

Aktivieren Sie die Administrations-Rechte nicht findet die Eintragungen der Rechte über Checkboxen für jede einzelne Funktion statt. Funktion für Funktion entscheiden Sie, welche Rechte die Benutzergruppe erhalten soll.

Rechte zur Paketverwaltung

Hier können Sie mithilfe der Checkbox unter Musterdokumente festlegen, ob die Benutzer der Benutzergruppe Zugriff auf die Musterdokumente erhalten sollen.

Mit der Checkbox zu den Berechtigungen der Organisation ermöglichen Sie es der ausgewählten Benutzergruppe die Verwaltung der angelegten Unternehmen / Behörden, Abteilungen / Ämter sowie Datenschutzbeauftragten durchzuführen. Dies betrifft das Erstellen, Ändern und Bearbeiten im Bereich Paketverwaltung > Unternehmen / Behörden und gleicht diesbezüglich den Rechten von Administrator:innen.

Ihre Bearbeitung schließen Sie über den Speichern Button in der oberen rechten Ecke ab.

Berechtigungen und Zugriffe

Bei der Vergabe der Rechte zu Funktionen in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit können Sie feingranular die Berechtigungen eine Benutzergruppe für jede einzelne Funktion festlegen. Darüber hinaus entscheiden Sie auf welche Abteilungen / Ämter oder Unternehmen / Behörden sich die Berechtigungen erstrecken.

Berechtigungen

Welche Berechtigungen Ihnen zur Auswahl stehen, richten sich immer nach der entsprechenden Funktion, folgende Möglichkeiten sind vorhanden:

Lesen

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen. Es steht somit nur die Lese-Ansicht zur Verfügung.

Bearbeiten

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen und zu bearbeiten. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden.

Erstellen

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen, zu bearbeiten und zu erstellen. Somit können Benutzer:innen ein neues Dokument für die entsprechende Funktion erstellen, die Lese-Ansicht öffnen oder in die Bearbeitung eines Dokuments einsteigen.

Zur Erstellung eines neuen Dokuments mithilfe der Musterdokumente, muss im Abschnitt Rechte zur Paketverwaltung Die Checkbox Ja, Musterdokumente laden erlauben aktiviert sein. Andernfalls kann ausschließlich ein Leeres Dokument unter Neu aus der Übersicht heraus erstellt werden.

Löschen

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen, zu bearbeiten, zu erstellen sowie zu löschen. Somit können Benutzer:innen ein neues Dokument für die entsprechende Funktion erstellen, die Lese-Ansicht öffnen, in die Bearbeitung eines Dokuments einsteigen oder dieses aus preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit löschen.

Freigeben

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen, zu bearbeiten und freizugeben. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Darüber hinaus, können Dokumente zur weiteren Verwendung für andere Anwendungsbereiche (Funktionen) freigegeben werden.

Beantworten

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen, zu bearbeiten und zu beantworten. Somit kann ein bestehendes Dokument sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Zudem kann auf beispielsweise Nachrichten oder Checklisten geantwortet werden.

Zum Vertragspartner senden

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen, zu bearbeiten sowie das Dokument an einen Vertragspartner zu senden. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Sofern ein Dokument nach Fertigstellung oder zur weiteren Bearbeitung an einen Vertragspartner geschickt werden soll, kann dies durch diese Berechtigung durchgeführt werden.

Unterzeichnen

Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion zu lesen, zu bearbeiten oder zu unterzeichnen. Somit kann ein bestehendes Dokument sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden.

Zugriffe auf ...

Folgende Zugriffe stehen Ihnen zur Auswahl:

Zugewiesene Abteilungen / Ämter

Benutzer:innen deren Zugehörigkeit unter Benutzer auf gewisse Abteilungen / Ämter begrenzt wurde, können die zuvor gewählte Berechtigung der Funktion auf dieser Ebene nutzen.

Zugewiesene Unternehmen / Behörden

Benutzer:innen deren Zugehörigkeit unter Benutzer auf gewisse Unternehmen / Behörden begrenzt wurde, können die zuvor gewählte Berechtigung der Funktion auf dieser Ebene nutzen.

Alle Unternehmen / Alle Behörden

Benutzer:innen deren Zugehörigkeit unter Benutzer auf alle Unternehmen / Behörden vergeben wurde, können die zuvor gewählte Berechtigung der Funktion auf dieser Ebene nutzen.

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