Änderungen in Version v3 ab 17.12.2022
Auf dieser Seite erfahren Sie alles zu den Änderungen in der kommenden Version v3 von preeco | datenschutz und informationssicherheit
Automatische Umstellung auf Standard Rechtesystem
Alle Bestandspakete werden am 17.12.2022 automatisch auf das Standard Rechtesystem umgestellt. Bitte machen Sie sich mit den Folgen dieser Umstellung auf dieser Seite vertraut und wenden Sie sich gerne an unseren Support bei Fragen.
WICHTIGE ÄNDERUNG (Breaking Change): Einführung von "Standard Rechtesystem" und "Erweitertes Rechtesystem"
Mit der Einführung der neuen Version v3 wird das Rollen- und Rechtesystem vollständig erneuert. Es werden zwei Rechtesysteme eingeführt, welche Ihnen zur Verfügung stehen: Standard Rechtesystem und das Erweitertes Rechtesystem
Wichtiger Hinweis
Alle Bestandspakete werden am 17.12.2022 automatisch auf das Standard Rechtesystem umgestellt. Bitte beachten Sie dringend die damit einhergehenden Änderungen der Rechte Ihrer Benutzer, welche im Folgenden erläutert werden.
Erweiterte Möglichkeiten zum Aufbau Ihrer Organisation
Die neue Version v3 führt die Möglichkeit ein Ihre Organisationsstrukturen um sogenannte "Bereiche" zu ergänzen. Bereiche, Unternehmen/Behörden und Abteilungen/Ämter werden als Organisationseinheiten bezeichnet.
Diese Organisationseinheiten können hierarchisch angelegt werden und alle drei Typen von Organisationseinheiten können für die Zugehörigkeit von Dokumenten und Benutzern verwendet werden.
Bereiche können z.B. genutzt werden, um einen Geschäftsbereich in die Organisationsstruktur mit aufzunehmen oder auch Ihre Mandanten in "Teams" zusammenzufassen.
Was ist das "Standard Rechtesystem"?
Das Standard Rechtesystem ist in der preeco | datenschutz und informationssicherheit Applikation die zukünftige Standardeinstellung und ist demnach ab dem 17.12.2022 automatisch in Ihrem Paket aktiviert.
Gegenüber dem aktuellen Rechtesystem besitzt das Standard Rechtesystem keine Möglichkeit mehr bestimmte Funktionen auf Unternehmen/Behörden oder Abteilungen/Ämter oder überhaupt nicht einzuschränken. Benutzer sind nun immer auf die ihnen zugeordneten Unternehmen eingeschränkt. Vorhandene Benutzergruppen verlieren diese Einstellung unumkehrbar. Es bleiben jedoch die zugeordneten Module und Funktionen in den Benutzergruppen erhalten.
Rechte auf bestimmte Abteilungen werden im Standard Rechtesystem nicht überprüft. Dies gilt sowohl bei der Überprüfung des Zugriffs eines Benutzers auf ein Dokument als auch bei der Verknüpfung von Dokumenten untereinander. Die Überprüfung findet stets, unabänderbar und ausschließlich auf Basis der Zuordnung zu Unternehmen/Behörden statt.
Was ist das "Erweiterte Rechtesystem"?
Sofern Sie Anforderungen an die Rollen- und Rechtevergabe in preeco | datenschutz und informationssicherheit umsetzen möchten, welche granularere Überprüfungen benötigen, können Sie Ihr Paket unter Einstellungen > Benutzergruppen und Rechte auf das Erweiterte Rechtesystem umstellen.
Das "Erweiterte Rechtesystem" bietet eine Überprüfung und Zuordnung von Dokumenten bzw. Benutzern sowohl auf der Ebene von Bereichen, als auch Unternehmen/Behörden sowie für Abteilungen/Ämter an.
Die Überprüfung von Zugriffsrechten und auch von Verknüpfungen von Dokumenten findet dabei stets und unabänderbar auf allen Ebenen (Bereiche, Unternehmen, Abteilungen) statt.
Darüber hinaus ermöglicht nur das "Erweiterte Rechtesystem" eine Mehrfachzuordnung von Dokumenten und eine Zuordnung von Dokumenten auf bestimmte Zweige Ihrer Organisationsstruktur.
Was ist die "Mehrfachzuordnung von Dokumenten" und die "Zuordnung von Dokumenten auf bestimmte Zweige"?
Mit dem "Erweiterten Rechtesystem" erhalten Sie auch die Möglichkeit Dokumente und Benutzer beliebig vielen Organisationseinheiten zuzuordnen und ebenfalls eine automatische Zuordnung zu untergeordneten Organisationseinheiten auszuwählen.
Die automatische Zuordnung zu untergeordneten Organisationseinheiten wirkt sich auch auf neue Organisationseinheiten aus, die Sie in Ihrer Organisationshierarchie erstellen.
Wie ändert sich die Abrechnung für die dokumentenbasierten Lizenzmodelle durch die nun mögliche Mehrfachzuordnung von Dokumenten? Ein Dokument zählt weiterhin pro Bereich und pro Unternehmen als Dokument, mindestens jedoch einmal. Ordnen Sie ein Dokument fünf Unternehmen zu, nutzen Sie fünf weitere Dokumente Ihres Kontingents.
Was muss ich als Administrator nun beachten und/oder tun?
Die Umstellung aller preeco | datenschutz und informationssicherheit Pakete findet am 17.12.2022 im Laufe des Tages statt. Bitte prüfen Sie vorab, ob Sie durch die Änderungen des Standard Rechtesystem bedingt, ggf. beispielsweise bestimmte Rechte in Ihren Benutzergruppen erst einmal deaktivieren möchten und die Zugehörigkeit bei Ihren Benutzern korrekt eingetragen ist.
Grundsätzlich können Benutzer nach der Umstellung auf das Standard Rechtesystem die in Ihrer Benutzergruppe festgelegten Funktionen auf alle Dokumente aller Ihnen zugeordneten Unternehmen ausüben. Achtung: Dabei spielt eine zuvor festgelegte Einschränkung auf Abteilungen/Ämter keine Rolle mehr. Es zählt allein die Zugehörigkeit zu Unternehmen.
Sofern Sie auf das Erweiterte Rechtesystem umschalten möchten, können Sie dies nach Abschluss der Migration auf preeco | datenschutz und informationssicherheit Version v3 durchführen. Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess nicht umkehrbar ist, Sie also nicht wieder zurück auf das Standard Rechtesystem wechseln können.
Wann wird die Version v3 veröffentlicht? Am 17.12.2022
Der Release der Version v3 wird am Samstag 17. Dezember 2022 durchgeführt werden. Ab diesem Zeitpunkt können Sie alle Vorteile der Version v3 ohne Einschränkungen nutzen.
Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie alle nötigen Vorkehrungen bis spätestens 16.12.2022 überprüft und umgesetzt haben.
Weitere Änderungen im Überblick
Neue Funktion: "Im Menü anzeigen"
Bei der Konfiguration der Rechte zu Funktionen kann für einzelne Module nun gewählt werden, ob diese im Menü des Benutzers angezeigt werden sollen. So können Sie z.B. ein Lese-Recht auf Verarbeitungstätigkeiten vergeben aber den Punkt Verarbeitungstätigkeiten im Hauptmenü nicht anzeigen. Welche Anwendungsfälle gibt es hierfür? Beispielsweise könnte ein Benutzer Adressdaten aus den Kontakten laden (z.B. in einer Verarbeitungstätigkeit) aber die Kontakte im Hauptmenü nicht angezeigt bekommen.
Neue Funktion: "Gruppierung an/aus"
Sofern Sie das "Erweiterte Rechtesystem" nutzen und im Filter der Organisationseinheiten (links oben) Alle Organisationseinheiten ausgewählt ist, finden Sie in den Übersichtstabellen nun eine Funktion zur gruppierten Anzeige von Dokumenten. Sofern Sie also ein Dokument z.B. acht Unternehmen zugeordnet haben, entscheidet die Gruppierung darüber, ob Sie in der Tabelle acht Zeilen (pro Unternehmen eine) oder eine Zeile (für das Dokument) sehen können.
Häufige Fragen zur Umstellung und den Änderungen in Version v3
Was passiert mit meinen Benutzern?
Die Zugehörigkeiten der Benutzer bleibt wie bisher.
Bitte beachten Sie, dass weder Zugehörigkeiten gesetzt noch entfernt werden. Sofern der Benutzer allerdings einer Benutzergruppe zugehört, welche zuvor als "Uneingeschränkt" konfiguriert war, kann es vorkommen, dass er nach der Umstellung weniger im System "sieht" weil nach der Umstellung ausschließlich seine Zugehörigkeit zu Unternehmen/Behörden ausschlaggebend ist.
Es ist eine gute Idee, die Zugehörigkeit von Benutzern vor der Migration genau zu prüfen.
Was passiert mit meinen Benutzergruppen?
Die zugeordneten Funktionen einer Benutzergruppe bleiben gleich, jedoch entfällt die Möglichkeit zur Einschränkung. Es findet nun immer eine Einschränkung auf Unternehmen/Behörden statt.
Sie können auch proaktiv alle Benutzergruppen auf "Eingeschränkt auf Unternehmen/Behörden" stellen, um die Auswirkungen der Änderungen auf das "Standard Rechtesystem" bereits jetzt einzuführen.
Wie ist die Einschränkung auf Abteilung in Version v3 abzubilden?
Eine Einschränkung auf Abteilungen ist im "Erweiterten Rechtesystem" implizit enthalten, weil für die Bearbeitung/Löschung eines Dokumentes die Zugehörigkeit zu allen Organisationseinheiten nötig ist.
Ist ein Benutzer also nur zu Abteilung A zugehörig, das Dokument aber zu Abteilung A und Abteilung B, dann darf dieser Benutzer das Dokument zwar lesen aber nicht bearbeiten. Somit ist der Benutzer in der Bearbeitung implizit eingeschränkt auf Dokumente, welche nur seiner Abteilung gehören.
Welche Änderungen in den Kosten ergeben sich durch die Mehrfachzuordnung von Dokumenten?
Für alle dokumentenbasiert lizensierten Pakete wird die Berechnung der genutzten Dokumente entsprechend konsequent durch die Mehrfachzuweisung angepasst. Im Sinne der Abrechnung gilt nach wie vor ein Dokument pro Unternehmen/Behörde als Dokument.
Nutzen Sie also das Erweiterte Rechtesystem und weisen ein Dokument zum Beispiel vier verschiedenen Unternehmen zu, so nutzen Sie vier Dokumente Ihres Kontingents.
Selbstverständlich ist die Zuweisung zu mehr als einer Abteilung wie bisher nicht als weiteres Dokument zu sehen.
Wie ändern sich meine Daten durch die Umstellung auf preeco v3?
Die Zugehörigkeit Ihrer Dokumente und Ihrer Benutzer wird durch die Umstellung auf Version v3 nicht geändert.
Wir ändern allerdings die Benutzergruppen im Rahmen der Umstellung auf das Standard-Rechtesystem. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter oben auf dieser Seite.
Erweitertes Rechtesystem: Wann kann ich ein Dokument lesen?
Nutzen Sie das Erweiterte Rechtesystem so kann ein Benutzer ein Dokument lesen sofern er zu mindestens einer Organisationseinheit gehört zu der auch das Dokument gehört.
Beispiel:
Ein "Dokument D1" gehört zu "Unternehmen U1" und "Unternehmen U2". Der "Benutzer B1" gehört zu "Unternehmen U1". In diesem Fall darf er das "Dokument D1" lesen. (Vorraussgesetzt natürlich dass er Lese-Rechte auf den Dokumententyp hat).
Erweitertes Rechtesystem: Wann kann ich ein Dokument bearbeiten?
Nutzen Sie das Erweiterte Rechtesystem so kann ein Benutzer ein Dokument lesen sofern er zu mindestens einer Organisationseinheit gehört zu der auch das Dokument gehört.
Beispiel:
Ein "Dokument D1" gehört zu "Unternehmen U1" und "Unternehmen U2".
Der "Benutzer B1" gehört zu "Unternehmen U1". In diesem Fall darf er das "Dokument D1" nicht bearbeiten.
Der "Benutzer B2" gehört zu "Unternehmen U1" und "Unternehmen U2". Der "Benutzer B2" darf das Dokument deshalb bearbeiten. (Vorraussgesetzt natürlich dass er Bearbeiten-Rechte auf den Dokumententyp hat).
Ich möchte auf jeden Fall das Erweiterte Rechtesystem nutzen. Können Sie dies direkt so einstellen?
Bitte treffen Sie diese Entscheidung nicht unüberlegt! Das Erweiterte Rechtesystem setzt aufgrund der detaillierten Prüfung von Zugehörigkeiten im Rahmen der Rechteprüfung und im Rahmen der Prüfung von Verknüpfungen zwischen Dokumenten eine sehr strikte und durchgängige Pflege der Zugehörigkeiten von Benutzern, Dokumente und auch Textbausteinen voraus. Sofern Sie diese Datenqualität in Ihrem Paket nicht garantieren können, empfehlen wir Ihnen beim Standard Rechtesystem zu bleiben.
Gerne können wir die Vor- und Nachteile in Ihrem Fall vorab im Rahmen des Produktsupports besprechen und Sie bei der Entscheidung unterstützen. Die Umstellung muss von Ihrem Administrator aktiv selbst durchgeführt werden.
Ich nutze das Erweiterte Rechtesystem und haben Schwierigkeiten Dokumenten miteinander zu verknüpfen. Was kann ich machen?
Aufgrund der detaillierten Prüfung der Zugehörigkeiten von Benutzern aber auch von Dokumenten untereinander bei Verknüpfungen (z.B. Verweis auf TOMs in einer Verarbeitungstätigkeit) stellen Sie evtl. fest, dass beim Speichern eines Dokumentes nun Validierungsmeldungen auftauchen und sowohl die Auswahl der zugehörigen Unternehmen/Behörden als auch ggf. verknüpfter Element und/oder Textbausteine rot markiert werden. Dies deutet auf Unstimmigkeiten in der Zugehörigkeit hin. Um das Dokument speichern zu können, muss diese Unstimmigkeit zuerst beseitigt werden indem die Zugehörigkeit des aktuellen Dokumentes oder der verwiesenen Dokumente angepasst wird.
Kann ich vom Erweiterten Rechtesystem wieder zurück zum Standard Rechtesystem wechseln?
Das ist leider aus technischen Gründen nicht möglich.
Kann ich das Erweiterte Rechtesystem testen?
In Ihrem eigenen Paket geht dies leider nicht. Gerne können Sie sich aber für diesen Zweck eine kostenlose Testversion registrieren und darin das Erweiterte Rechtesystem ausführlich testen.
Erweitertes Rechtesystem: Ich erhalte beim Speichern Fehlermeldungen bei Textbausteinen. Warum?
Auch Textbausteine unterliegen dem Rollen und Rechtesystem und werden beim Speichern auf die mögliche Verwendung geprüft. Im Erweiterten Rechtesystem findet diese Prüfung allerdings obligatorisch bis auf Abteilungsebene statt, was im Standard Rechtesystem nicht der Fall ist. Deshalb kann es vorkommen, dass Sie in Ihrem Datenbestand nach der Umstellung nun Anpassungen vornehmen müssen.