Legen Sie in preeco | hinweisgeber alle Organisationen an, für welche Hinweise in Ihrem Team entgegengenommen und bearbeitet werden sollen.
Bitte beachten Sie, dass Ihnen dieser Bereich nur zur Verfügung steht, sofern Sie Administrator:in eines preeco | hinweisgeber Teams sind.
In den Einstellungen zur Organisation finden Sie Textfelder die mit von Ihnen unter Sprachen ausgewählten Sprachen oberhalb des Textfelds umschaltbar sind. Wenn Sie Änderungen an einer zuvor automatisch generierten Übersetzung vornehmen, können Sie diese durch Speichern übernehmen.
In diesem Bereich erhalten Sie zunächst die Übersicht über die angelegten Organisationen mit diesen Informationen:
Aus der Übersicht der Organisationen heraus können Sie über den Button Neu in der rechten oberen Ecke weitere Organisationen kostenpflichtig zu Ihrem Team hinzufügen.
Geben Sie nun den Name der Organisation an.
Im Bereich Kosten wählen Sie die Art der Organisation. Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Arten:
Unternehmen:
Die Kosten richten sich nach der Anzahl Mitarbeiter:innen sowie nach dem Umsatz (Mio EUR / Jahr). Im Anschluss an Ihre Angaben erhalten Sie die Kosten für die Organisation.
Sonstige / Gemeinnützige Organisation:
Die Kosten richten sich nach der der Anzahl Mitarbeiter:innen. Im Anschluss an Ihre Angaben erhalten Sie die Kosten für die Organisation.
Körperschaft des öffentlichen Rechts:
Die Kosten richten sich nach der Anzahl Mitarbeiter:innen. Im Anschluss an Ihre Angaben erhalten Sie die Kosten für die Organisation.
Der Lieferzeitraum beträgt immer ein Jahr und verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern Sie die Organisation nicht zuvor gekündigt haben.
Nachdem Sie die Checkbox Ich habe die AGBs gelesen und verstanden und akzeptiere diese. aktiviert haben, können Sie mit Klick auf den Button Kostenpflichtig bestellen oben rechts die neue Organisation beauftragen und damit Ihrem Team hinzufügen.
Fügen Sie eine neue Organisation Ihrem Team hinzu, wird der erste Lieferzeitraum immer dem des Teams angepasst. Hierdurch wird gewährleistet, dass alle Lieferzeiträume synchron zueinander laufen.
Die Kosten für den ersten Lieferzeitraum der neuen Organisation passen sich dann entsprechend an. Nachdem dieser ausgelaufen ist und keine Kündigung vorliegt, wird der Lieferzeitraum der Organisation immer um ein weiteres Jahr verlängert.
Wenden Sie sich gerne direkt per E-Mail an support@preeco.de oder erreichen Sie uns am Telefon von Mo-Fr zwischen 9 und 17 Uhr unter +49 731 280 651 52 .
Mit Klick auf den Einstellungen Button der zu bearbeitende Organisation gelangen Sie aus der Übersicht heraus in die Bearbeiten-Ansicht. Hier können Anpassungen zum Meldeformular der Organisation, den Anwendungsbereichen und den Häufigen Fragen gemacht werden. Im Bereich Stylesheet können Sie CSS Anweisungen zur individuellen Gestaltung des Meldeformulars hinterlegen.
Sie können das der Organisation zugehörige Meldeformular in diesem Abschnitt bearbeiten. Die URL des Meldeformulars können Sie in der gewünschten Sprache in die Zwischenablage kopieren, sofern Sie die Automatische Übersetzung aktiviert haben und Sprachen durch Sie ausgewählt wurden.
Im Textfeld Einleitungstext auf Meldeformular können Sie die Hinweisgebenden individuell zum Prozess der Abgabe eines Hinweises informieren. Dies können Sie ebenfalls für die Angaben zur Ombudsstelle durchführen.
Hinterlegen Sie im Bereich Text für Eingangsbestätigung an Hinweisgeber einen individuellen Text, welcher bei Abgabe des Hinweises an die hinweisgebende Person übermittelt wird.
Darüber hinaus können Sie den Link zum Datenschutzhinweis sowie zum Impressum in den dafür vorgesehenen Feldern hinterlegen. Diese werden für Hinweisgebende dann im Meldeformular einsehbar. Sie können zudem entscheiden, ob Hinweisgebende die Kenntnisnahme des Datenschutzhinweises im Meldeformular per Checkbox in Schritt 1 akzeptieren müssen. Setzen Sie hierzu einen Haken unter Datenschutzhinweis Opt-In.
Hinterlegen Sie ein Logo der Organisation im Meldeformular und der Korrespondenzansicht für Hinweisgebende. Klicken Sie auf Eine Datei hochladen oder ziehen Sie die Datei mit der Maus in das vorgegebene Feld. Ihr Logo kann in den Dateiformaten PNG, JPG und SVG bis zu 5 MB in preeco | hinweisgeber integriert werden.
Wenn Sie die Checkbox E-Mail Benachrichtigungen deaktivieren mit einem Haken versehen, entfällt der Schritt 4 des Meldeformulars und somit die Benachrichtigungsoption per E-Mail. Andernfalls können Hinweisgebende selbst entscheiden, ob Sie die E-Mail Benachrichtigungen zum Hinweis erhalten möchten oder nicht.
Hinterlegen Sie hier Ihren Text für die Eingangsbestätigung an hinweisgebende Personen im entsprechenden Textfeld. Die Eingangsbestätigung wird an die Hinweisgebenden automatisch nach dem unter Automatische Eingangsbestätigung gewählten Zeitraum versendet. Abschließend können Sie für die Hinweise eine Automatische Fristsetzung einstellen.
Welche Anwendungsbereiche von einer Organisation genutzt werden können, legen Sie in diesem Abschnitt fest. Diese Auswahl wird Hinweisgebenden ebenfalls im Meldeformular bereitgestellt.
Sofern ein Anwendungsbereich einem Hinweis zugeordnet wurde, können Sie diesen solange er vermerkt bleibt nicht deaktivieren. Die Checkbox des jeweiligen Anwendungsbereichs wird Ihnen mit einem grauen Haken angezeigt.
In Schritt 2 des Meldeformulars besteht für Sie die Option eine Vorauswahl der Anwendungsbereiche durch die Hinweisgebenden treffen zu lassen. Sollten Sie sich dafür entscheiden, aktivieren Sie die Checkbox Anwendungsbereich wählbar.
Wählen Sie hier die Fragen aus, welche Sie im Meldeformular für Hinweisgebende bereitstellen möchten. Durch entsprechend aktivierte Checkboxen werden die Fragen im unteren Bereich des Meldeformulars angezeigt.
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit das Meldeformular individuell im Aussehen zu gestalten. Um die optische Anpassung durchführen zu können, sollten Sie Kenntnisse zu CSS/HTML haben. Die Codierung können Sie im dafür vorgesehenen Feld hinterlegen.
Abschließend werden die Änderungen durch Betätigen des Button Speichern (oben rechts) übernommen.
Ihnen werden in diesem Bereich die Kosten für die angelegte Organisation sowie der Lieferzeitraum angezeigt. Die Art der Organisation sowie beschreibende Kriterien.
Erfahren Sie in diesem Abschnitt den Status des Abonnements der betreffenden Organisation.
Sofern Sie keine Kündigung durchgeführt haben, ist ihr Abonnement Aktiv. Durch Klick auf den Button Kündigen können Sie das Abonnement beenden. Dieses endet dann mit Ablauf des Lieferzeitraums.
Sie Können die Organisation im Status Abonnement gekündigt bis zum Ablauf des Lieferzeitraums durch Klick auf Reaktivieren wieder herstellen. Alle Administrator:innen eines Teams erhalten drei Tage vor Ablauf dieser Frist eine Erinnerungs-Mail.
Beachten Sie bitte, dass mit Ablauf des Abonnements alle der Organisation zugewiesenen Daten gelöscht werden. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.
Aktivieren Sie hier die automatische Übersetzung für Hinweisgebende im Meldeformular. Hierzu müssen Sie vorab einen DeepL API-Key unter Einstellungen > Automatische Übersetzungen hinterlegen.
Im Feld Hinweis zur automatischen Übersetzung wird Ihnen ein von preeco | hinweisgeber vordefinierter Text vorgegeben, es steht Ihnen frei diesen individuell abzuändern.
Hinweisgebende erhalten nach der Umstellung der Sprache im Meldeformular oder der Korrespondenzansicht den hier hinterlegten Hinweistext oben am Bildschirm angezeigt.
Sofern Hinweisgebende den Prozess der Hinweisabgabe abschließen, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung in der zuvor ausgewählten Sprache versendet.
Wählen Sie nun aus 28 Sprachen. Ihre Auswahl steht den Hinweisgebenden im Meldeformular anschließend zur Verfügung.
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Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 52 für Sie da.