Meldeformular für Hinweisgebende
Über das Meldeformular für Hinweisgebende können Hinweise im Sinne der EU-Hinweisgeber-Richtlinien digital entgegengenommen und anschließend in preeco | hinweisgeber bearbeitet und verwaltet werden.
Das Meldeformular kann für jede Organisation durch wichtige Informationen, eigene Texte, persönliches Logo, ein eigenes Impressum und eine eigene Datenschutzerklärung individualisiert werden.
In einem Team können mehrere Organisationen mit je einem Meldeformular angelegt werden.
Das entsprechende Meldeformular einer Organisation bearbeiten Sie unter Einstellungen > Organisationen > Organisation > Abschnitt Meldeformular.
Meldeformular URL
Das individuelle Meldeformular wird auf der Internetseite der betreffenden Organisation verlinkt, um Hinweisgebenden die Meldung eines Vorfalls zu ermöglichen.
Das Meldeformular öffnet sich stets in einem neuen Fenster bzw. neuen Browser-Tab.
Die URL für das Meldeformular können Sie den Einstellungen unter Organisationen entnehmen. Die URL wird sowohl in der Übersicht der Organisationen als auch in der Bearbeiten-Ansicht zur Organisation im Abschnitt Meldeformular angezeigt.
Datenschutzerklärung & Impressum hinterlegen
Hinterlegen Sie im Meldeformular das Impressum sowie die Datenschutzerklärung der betreffenden Organisation.
Steigen Sie hierzu über die Einstellungen in den Bereich Organisationen ein.
Im Abschnitt Meldeformular der entsprechenden Organisation können Sie in den Feldern Link zum Datenschutzhinweis sowie Link zum Impressum die Datenschutzerklärung sowie das Impressum der Organisation hinterlegen.
Mit Klick auf Speichern schließen Sie die Bearbeitung ab. Die Datenschutzerklärung sowie das Impressum der Organisation sind nun im Meldeformular abrufbar.
Informationen für Hinweisgeber einstellen
Steigen Sie über die Einstellungen in den Bereich Organisationen ein.
Im Abschnitt Meldeformular können Sie in den Feldern Einleitungstext auf Formular sowie Angaben zur Ombudsstelle Informationen für Hinweisgebende individuell einstellen.
Darüber hinaus können Sie einen individuellen Text für die Eingangsbestätigung an eine hinweisgebende Person hinterlegen. Diesen erhalten Hinweisgebende nach Abgabe des Hinweises in der Korrespondenzansicht für Hinweisgebende als auch an die optional angegebene E-Mail-Adresse.
Mit Klick auf Speichern schließen Sie die Bearbeitung ab.
(neuen) Hinweis einreichen
Die hinweisgebende Person steigt über den Link zum Meldeformular in die Abgabe eines Hinweises ein.
Durch Betätigen des Button Neuen Hinweis einreichen können Hinweisgebende mit dem Prozess zur Abgabe eines Hinweises beginnen.
Im Anschluss werden die Hinweisgebenden Schritt für Schritt durch die Abgabe des Hinweises geleitet.
Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Organisationen im Abschnitt Meldeformular im Textfeld Angaben zur Ombudsstelle die Adressdaten der Ombudsstelle.
Sie können unter Einstellungen > Organisationen im Abschnitt Automatische Übersetzungen die Mehrsprachigkeit für ein Meldeformular einstellen.
Hinweisgebende können aus den von Ihnen bereitgestellten Sprachen eine andere Sprache auswählen. Dies ist in der oberen rechten Ecke des Meldeformulars möglich.
Hinweisgebende erhalten nach der Umstellung der Sprache im Meldeformular einen vordefinierten oder durch Sie individuell hinterlegten Hinweistext oben am Bildschirm angezeigt.
Schritt 1 - Informationen
Hinweisgebende erhalten nun Informationen zum Prozess der Abgabe eines Hinweises.
Die bereitgestellten Informationen können durch Sie individualisiert werden.
Unter Einstellungen > Organisationen finden Sie in betreffender Organisation im Abschnitt Meldeformular das Textfeld Einleitungstext auf Meldeformular.
Soll die hinweisgebende Person die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung bestätigen, aktivieren Sie ebenfalls im Abschnitt Meldeformular die Checkbox Datenschutzhinweis Opt-In. Hinweisgebende können über den in den Einwilligungstext zur Checkbox integrierten Link auf die Datenschutzerklärung zugreifen.
Sofern die Checkbox Ich bestätige die Hinweise zum Datenschutz gelesen zu haben und bestätige diese. aktiv ist, muss diese durch Hinweisgebende bestätigt werden, um über Weiter mit dem Prozess fortfahren zu können.
Der hinweisgebenden Person steht neben dem Weiter Button auch ein Abbrechen Button zur Verfügung. Um den Abbruch durchzuführen, wird in einem Dialogfenster nochmals um Bestätigung gebeten. Die bis zu diesem Zeitpunkt im Meldeformular hinterlegten Daten werden nicht gespeichert und durch Bestätigen des Abbruchs gelöscht.
Schritt 2 – Ihr Hinweis
Hinweisgebende können ggf. im ersten Schritt einen Anwendungsbereich aus dem Aufklapp-Menü wählen. Diese Vorauswahl durch Hinweisgebende können Sie optional unter Einstellungen im Bereich Organisationen im Abschnitt Meldeformular durch die Checkbox Anwendungsbereich wählbar aktivieren. Aus welchen Anwendungsbereichen die hinweisgebende Person eine Vorauswahl treffen kann, geben Sie im Bereich Organisationen im Abschnitt Anwendungsbereiche mittels aktivierter Checkboxen an. Sofern der Anwendungsbereich beschrieben ist, können Hinweisgebende über den i-Button oberhalb des Drop-Down-Menüs Informationen zum Anwendungsbereich ein- und ausblenden.
Im Textfeld Beschreibung kann der betreffende Vorfall sowie die einhergehenden Umstände durch die hinweisgebende Person beschrieben werden.
Weitere Angaben in den Feldern Datum des Ereignisses, Wo ist es passiert? sowie Wer war beteiligt? stehen den Hinweisgebenden zur näheren Beschreibung von Zeit, Ort und beteiligten Personen zur Verfügung.
Darüber hinaus können den Vorfall betreffende Dateien durch Hinweisgebende zur Verfügung gestellt werden. Über den Button Dateien hochladen können Dateien bis zu 20 MB vom Endgerät hochgeladen werden.
PDF, DOCX, DOC, ODT, XLSX, XLS, ODS, PPTX, PPT, ODP, ACCDB, MDB, TXT, LOG, XML, PNG, JPG, GIF, SVG, MP3, WMA, MP4, MOV, AVI, WMV, ZIP
Schritt 3 – Zugang (optional)
Im Bereich Zugang können Hinweisgebende optional ein Gewünschtes Passwort hinterlegen. Dieses wird zusammen mit der Hinweis-ID aus Schritt 6 verwendet, um die Korrespondenzansicht für Hinweisgebende aufzurufen.
Sollte sich die hinweisgebende Person gegen einen Zugang zur Korrespondenzansicht entscheiden, muss die Checkbox Kein Zugang gewünscht aktiviert werden.
In diesem Fall besteht keine Möglichkeit den Eingang des Hinweises zu bestätigen oder ggf. für Rückfragen in der Korrespondenzansicht kontaktiert zu werden.
Das Gewünschte Passwort muss jeweils mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen enthalten.
Schritt 4 – E-Mail (optional)
In diesem Schritt kann sich eine hinweisgebende Person dazu entscheiden eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Hierbei kann die vollständige Anonymität ggf. verloren gehen.
Durch die Angabe einer E-Mail-Adresse im Textfeld E-Mail erhalten Hinweisgebende Benachrichtigungen zum Fortschritt der Bearbeitung und bei Rückfragen bzw. Mitteilungen. Es werden hierbei keine Inhalte zum Hinweis übermittelt.
Sollte die hinweisgebende Person sich dazu entscheiden keine Benachrichtigungen zu Änderungen in der Bearbeitung zum Hinweis erhalten zu wollen, muss die Checkbox Keine Benachrichtigung gewünscht aktiviert werden.
Zugang zur Korrespondenzansicht erhält Sie nach wie vor mit dem in Schritt 3 gesetzten Passwort sowie der Hinweis-ID aus Schritt 6.
Schritt 5 – Prüfung
Die Hinweisgebende Person kann in diesem Schritt ihre Angaben nochmals überprüfen.
Sollten hierbei Unstimmigkeiten zum Hinweis, Zugang oder der Benachrichtigung aufkommen, kann über den jeweiligen Bearbeiten-Link oder über die Schritt-Navigation in den Schritten zurückgesprungen werden.
Sofern alle Angaben korrekt sind, kann durch Betätigen des Buttons Absenden der Hinweis abgegeben werden.
Schritt 6 - Fertig
Im letzten Schritt wird die hinweisgebende Person auf das weitere Vorgehen im Bereich Wie geht es weiter? hingewiesen.
Zudem erhält sie die Hinweis-ID, welche benötigt wird, um sich für die Einsicht der weiteren Korrespondenz in der Korrespondenzansicht für Hinweisgebende anzumelden.
Die Hinweis-ID wird zusammen mit dem in Schritt 3 gesetzten Passwort verwendet.
Das Meldeformular für Hinweisgebende wird durch Klick auf den Button Schließen abgeschlossen und in preeco | datenschutz und informationssicherheit als neuer Hinweis angelegt.
Sofern durch die hinweisgebende Person eine E-Mail-Adresse in Schritt 4 hinterlegt wurde, erhält Sie eine Bestätigungs-Mail zum Eingang des Hinweises. Diese enthält den durch Sie hinterlegten Text für die Eingangsbestätigung an eine hinweisgebende Person.